Seus relatórios de status do projeto são confiáveis?

Imagine que você tem uma reunião marcada com seu diretor, na qual serão apresentados os relatórios sobre o andamento do projeto em que estão trabalhando. Ele está ansioso pelo status report, que provavelmente terá indicadores como atendimento à prazo, atendimento à custo, produtividade, índice de qualidade, entre outros.

Você está tranquilo: sua empresa conta com um sistema de gestão que compila e organiza essas informações. Basta pegar os dados e exibi-los ao diretor.

A reunião começa embalada, você relata os dados do status report durante sua apresentação e o seu diretor fica intrigado com os informes sobre pendências, ações, indicadores. Até que tem um estalo: “espere um pouco: esses dados não mudaram nada desde o último relatório, ou estou confuso aqui?”.

Você começa a suar, pensa que pode ter havido algum engano, mas os números são exatamente os mesmos da semana anterior. É quando estremece a qualidade mais preciosa na relação entre parceiros de negócios: a credibilidade.

Uma das razões que podem levar a essa situação incômoda é a falta de atualização dos dados do projeto pelos integrantes da equipe. A disciplina é virtude dura de ser conquistada, mas necessária. Todos os profissionais envolvidos, independente da função exercida, devem atualizar as informações dos sistemas. Seja da especificação, da codificação, de testes ou de que área for, é preciso ter atenção especial ao sistema de gestão. Só assim o gerente de projeto (GP) terá condições de acompanhar o andamento de uma tarefa, o custo, as horas de esforço, a qualidade das entregas, entre outros.

Outra atitude que pode evitar aquela reunião desagradável é o “índice de confiabilidade”, um simples indicador que o sistema repassa diretamente ao gerente de projeto. É simples: basta implementar uma equação que leve em conta as últimas atualizações de dados de esforço e progresso com seu volume. Pode-se fazer uma escala de zero a 100% e criar uma regra em que os dados só sejam confiáveis se estiverem acima de um certo índice.

Com esse sistema, ao elaborar seu status report, você pode ver que o índice está “aproximadamente 60%” e tomar a decisão de solicitar a atualização de dados antes de prosseguir – e evitar o constrangimento com o seu cliente. Outra vantagem é poder conferir que a última atualização dos dados foi realizada há mais de uma semana.

Fonte: Project Builder