Cinco dicas para fazer um check-list antes de escolher um programa de gerenciamento de projetos on-line

O mundo digital tem mudado a maneira como tomamos as decisões de compra. Até ontem, costumávamos ir naquele mercadinho do bairro procurando produtos que estavam ao nosso alcance. Íamos até as lojas no final da rua e torcíamos para que elas tivessem o que precisávamos. Era viável pesquisar preços de um produto em apenas duas ou três lojas.

No entanto, sabemos que a internet mudou todas as regras desse jogo. Agora, entramos em uma loja com um smartphone. Com um simples aparelho conetado à internet, pesquisamos o produto que queremos e imediatamento temos uma variedade de informações na ponta dos dedos. Com alguns cliques podemos ter qualquer item na nossa porta no dia seguinte.

Os princípios de como avaliar um produto com informações encontradas na internet também valem para a compra de um programa de gerenciamento on-line. Elaboramos uma lista com cinco itens importantes para um check-list:

1 - Saiba o que você quer

A primeira coisa que você precisa ter é uma noção sobre gerenciamento de projetos em geral. Será difícil tomar uma boa decisão se este for o seu primeiro dia de trabalho como um gerente de projetos. Você precisa ter alguma experiência para entender os prós e os contras desse trabalho, tendo uma ideia clara na cabeça do que procura alcançar dentro de determinada empresa. Não se aflija se você for novo em gerenciamento de projetos. É possível acelerar o processo de aprendizagem com leitura especializada e realização de networking com outros gerentes de projetos. O conhecimento que você adquire com outros profissionais irá provar-se precioso em seu processo de seleção da ferramenta.

2 - Conheça sua empresa

Faça uma pesquisa em sua empresa e veja o que os outros departamentos estão usando comoprograma de gerenciamento de projetos on-line. Em muitas companhias, dois setores podem trabalhar com programas diferentes, de maneiras independentes. Você pode encontrar dentro da própria empresa um programa já utilizado em alguma área que satisfaça as suas necessidades.

3 - Descubra o que os outros pensam

Esteja ciente de que quando você compra um programa de gerenciamento de projetos on-line todos os sites tentarão convencê-lo do quão revolucionário é seu produto. É difícil saber como um produto irá funcionar quando todos os pacotes parecem tão profissionais e atraentes. Por isso, é importante ter a opinião de outros usuários. Comece perguntando aos seus colegas sobre suas experiências com programas. Em seguida, amplie sua busca on-line e veja o que um grupo maior de usuários está dizendo sobre os produtos. Comentários de clientes em fóruns da internet são uma ótima maneira de avaliação.

4 - Faça um test drive

Não adianta ser impulsivo. Há pessoas que saem comprando toda e qualquer coisa disponível no mercado. Depois de algumas semanas, não é raro ver que muitas dessas compras acabam empilhadas em algum armário. Antes de gastar dinheiro comprando tudo, é recomendável começar pequeno. Primeiro, é preciso avaliar pessoalmente um aplicativo. A maioria das empresas oferece gratuitamente um período de testes. Forme um pequeno grupo para avaliar o programa, acompanhe o processo que ele desenvolve. Ou seja, execute o programa de gerenciamento de projetos on-line antes de decidir comprá-lo.

5 - Treinamento adicional

Depois de ter cumprido os quatro itens anteriores, você está pronto para fazer a compra de um programa. No entanto, dependendo da complexidade do aplicativo, pode haver um conjunto enorme de funcionalidades. Assim, você e outros membros de sua equipe poderão maximizar o uso do aplicativo tendo um treinamento adicional. Primeiro, é preciso determinar o que cada um precisa realizar com o programa e então buscar um treinamento compatível com as necessidades de cada equipe de usuarios.

Comprar um programa de gerenciamento de projetos on-line é como qualquer outra compra. Precisamos entender nossas necessidades, fazer uma boa pesquisa e então tomarmos a decisão de comprar. Uma vez que passamos por esse processo, teremos uma experiência de usuário muito melhor, colhendo todos os benefícios do pacote escolhido.

fonte: project builder